Power Platformとは？Power Apps・Power Automateで業務改善を始める方法

「Excelとメールで回している業務を何とかしたい」という相談は、規模を問わず多くいただきます。その解決策の一つが、MicrosoftのPower Platformです。この記事では、Power Platformで何ができるのか、どんな業務に向いているのかを整理します。

Power Platformとは何か？

Power Platformは、プログラミングを最小限に抑えて業務アプリや自動化を作れる、Microsoftのローコードサービス群です。Microsoft 365（Teams・SharePoint・Outlook・Excel）とつながっているため、すでに社内にあるデータをそのまま活用できます。

主なサービスは次の5つです。

データの保存先には、SharePointリストやExcelのほか、Power Platform用のデータベースであるDataverseを使えます。

どんな業務に向いているのか？

向いているのは、利用者が社内に限られ、決まった手順で回っている業務です。

• 紙やExcelで行っている申請・承認
• 複数のExcelを毎月まとめ直す集計作業
• 「ファイルが更新されたら関係者に連絡する」といった定型の通知
• 現場での写真付き報告（スマホのPower Appsから入力）

Power Automateで承認フローを作る例

たとえば「SharePointの申請リストに登録されたら、上長に承認依頼を送り、結果をリストに書き戻す」フローは、次の流れでノーコードで組めます。

トリガー：SharePoint「項目が作成されたとき」
  ↓
アクション：承認「開始して承認を待機」（担当者＝申請者の上長）
  ↓
条件：結果が「承認」か？
  ├ はい → SharePoint「項目の更新」（状態＝承認済み）＋申請者にTeams通知
  └ いいえ → SharePoint「項目の更新」（状態＝差し戻し）＋コメントを通知

Power Appsの画面に入力チェックを入れる場合は、Excelに近い数式言語のPower Fxを使います。

If(
    IsBlank(txtTitle.Text),
    Notify("件名を入力してください", NotificationType.Error),
    SubmitForm(frmRequest)
)

スクラッチ開発とどう使い分けるか？

スエキチシステムでは、次の基準で提案を分けています。

たとえばスポーツ大会のエントリー受付のように、一般の参加者がスマホから申し込むサービスは、スクラッチ開発の方が使いやすく、費用も読みやすくなります。一方、その大会の運営スタッフ向けの備品管理やシフト共有であれば、Power Platformで十分です。

導入時に気をつけることは？

ライセンス体系を先に確認する

Microsoft 365に含まれる範囲で使える機能と、追加ライセンスが必要な機能（Dataverse、プレミアムコネクタなど）があります。作り始めてから有料機能が必要だと分かるケースが多いため、設計段階で確認しましょう。

データの置き場所を決める

小規模ならSharePointリストで十分ですが、件数が増えると委任（デリゲーション）の制限で、データが全件取得できない問題が出ます。将来の件数を見積もって、DataverseやSQLを選ぶ判断が必要です。

属人化を防ぐ

ローコードは手軽な反面、「作った人しか直せない」状態になりがちです。アプリやフローの一覧、担当者、データの置き場所を簡単にでも記録しておくことをおすすめします。

Copilot Studioで作ったエージェントの回答に、リンクや表を表示させる方法はCopilot Studioの生成回答をMarkdownで返す方法で解説しています。

まとめ

• Power Platformは、Microsoft 365上の業務をローコードでアプリ化・自動化できる
• 社内の定型業務はPower Platform、顧客向けサービスはスクラッチ開発と使い分ける
• ライセンス・データ量・属人化の3点を、導入前に検討しておく

「この業務はPower Platformで足りるのか、開発した方がよいのか」の判断から相談いただけます。